La aplicación Gestor de Expedientes, conceptuada como la herramienta transversal que permite la tramitación, de una forma integral y centralizada, de los expedientes administrativos en la Universidad de Murcia, se encuentra actualmente disponible en ciertas unidades administrativas (entre las que se encuentran las Facultades) y constituye un producto en continua evolución.
Desde su creación y durante todo el proceso de evolución, que se está llevando a cabo por parte de personal de TICARUM y ÁTICA, cuenta con la implicación de un grupo de trabajo multidisciplinar de personal de distintas unidades (Área de Asesoría Jurídica, Área de Control Interno, Área de Gestión Económica, Área de Gestión Académica, Área de Recursos Humanos, Secretaría General, Secretarías de las Facultades, Área de Calidad e Innovación, Servicio de Formación Permanente, Área de Biblioteca etc.) que participan de forma activa en el establecimiento de requisitos que debe cumplir la aplicación así como en la realización de pruebas de aceptación previas a la puesta en marcha de cada una de las distintas versiones.
En consonancia con la línea 4 de la Estrategia Digital de la Universidad de Murcia, “Innovar mediante experimentación ágil e inteligente”:
- Su desarrollo se lleva a cabo haciendo uso de metodologías ágiles, en particular, se sigue el marco de desarrollo SCRUM:
- Ciclos de trabajo de un tiempo fijo (15 días).
- Al final de cada ciclo se obtiene una ampliación de la funcionalidad sobre producto.
- Tras varios ciclos de trabajo, se libera una versión del producto.
- Cada versión liberada constituye un prototipo perfectamente funcional, con el objetivo de ser validado, de forma experimental, por el personal tramitador que la utiliza.
- Las mejoras que el personal tramitador detecta tras su uso se abordan en ciclos posteriores, mejorando el producto de forma incremental.
Con el objetivo de ir refinando el producto y adaptarlo a las expectativas y necesidades del personal tramitador, se aplican, además, técnicas de Design Thinking, que permiten generar ideas innovadoras centradas en entender y dar solución a las necesidades reales de los usuarios. El Design Thinking o pensamiento de diseño cuenta, principalmente, con las siguientes características:
- Generación de empatía. Entender los problemas y necesidades de los usuarios.
- Trabajo en equipo. Todos los miembros participan aportando sus ideas y poniendo de manifiesto sus sentimientos.
- Generación de prototipos. Toda idea debe ser validada antes de asumirse como correcta.
Y todo ello bajo una atmósfera distendida y un enfoque lúdico, lo que facilita un estado mental que permite la fluidez de ideas.
Durante las últimas semanas, se han mantenido “reuniones de retrospectiva” con personal de las Secretarías y Decanatos de las distintas Facultades que utilizan la aplicación, con el objetivo de analizar el uso del gestor de expedientes, realizando una puesta en común de los aspectos que sirven de motor para una gestión más eficiente y, sobre todo, resaltando aquellos que consiguen todo lo contrario, siendo los propios tramitadores quienes, en base a su experiencia, generan una tormenta de ideas para ofrecer posibles soluciones que ayuden a mejorar la aplicación.
El transcurso de estas reuniones ha girado en torno al uso del siguiente material: cartulina, notas adhesivas, pequeños adhesivos de colores, bolígrafos y cámara de fotos, constituyendo elementos fundamentales para favorecer la comunicación.
Para las reuniones que han realizado en modalidad virtual, se ha utilizado la aplicación miro, que constituye una plataforma visual de colaboración para equipos de trabajo.
Durante la fase de puesta en común y tormenta de ideas, los asistentes realizan sus anotaciones en las notas adhesivas, utilizando un código de colores que permita destacar los aspectos más importantes y distinguirlos de los menos relevantes, y las ubican en la columna correspondiente.
Una vez realizada la puesta en común, son los propios tramitadores quienes establecen, desde su punto de vista, la prioridad de los aspectos a mejorar. Para ello, colocan los pequeños adhesivos sobre las correspondientes notas adhesivas utilizando un código de colores: rojo para los aspectos más prioritarios, amarillo para los de prioridad media y verde para los de menor prioridad. Esta prioridad, por lo tanto, constituye un indicativo de los aspectos más críticos y sobre los que el equipo de trabajo multidisciplinar y el equipo técnico de desarrollo debe comenzar a trabajar, con el objetivo de que el Gestor de Expedientes evolucione hacia una herramienta de tramitación que realmente permita optimizar la productividad y la eficacia, adaptada a las expectativas de sus usuarios.
La experiencia tras realizar las reuniones en este novedoso formato ha sido muy positiva, tanto para el personal técnico como para los tramitadores, y se prevé llevarlas a cabo con otras unidades, así como su extensión a otras aplicaciones de soporte a la gestión, para su desarrollo y/o mejora. En definitiva, esta práctica constituye una vía adicional que permite contribuir a que las aplicaciones estén adaptadas a las necesidades de los usuarios.
Ha colaborado en este artículo: Inmaculada Marín López.
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